Rekrutierungsprozess digitalisieren - Schritt für Schritt
Die Möglichkeiten den Rekrutierungsprozess zu digitalisieren sind vielseitig und zudem ständig im Wandel. Was heute Standard ist, könnte morgen veraltet sein. Doch im Endeffekt ist für jedes Unternehmen ein anderer Prozess und Digitalisierungsgrad passend. Daher stellen sich HR-Verantwortliche die Frage: Welche Prozessschritte können wie digitalisiert werden?
Stellenausschreibung & Stelleninserat
Klassisch:
- Stelleninserat als pdf
- Veröffentlichung manuell auf der eigenen Homepage & diversen Jobportalen
Digitale und datenschutzkonforme Alternative:
- mobile & SEO-optimiert
- Stelleninserate mit interaktiven Optionen
- Veröffentlichung über E-Recruiting Tool oder Multiposter
Bewerbungseingang
Klassisch:
- Bewerbungen per Post oder E-Mail
Digitale und datenschutzkonforme Alternative:
- Bewerbungseingang im Rekrutierungstool
- Bewerbungen über Formulare auf der Firmenwebseite
Selektion durch HR & Linie
Klassisch:
- Versand der Bewerbungen an Linie (physisch oder per E-Mail)
Digitale und datenschutzkonforme Alternative:
- Gemeinsame Ablage für Zusammenarbeit (z.B.: SharePoint)
- Bewerbermanagement Software (Vorteil: rollenbasierte Zugriffe)
Kommunikation mit Bewerber*innen
Klassisch:
- Mail- oder sogar Briefversand
Digitale und datenschutzkonforme Alternative:
- arbeiten mit standardisierten aber doch individualisierten Vorlagen
- Versand und Ablage direkt in einem E-Recruiting-Tool
Vorstellungsgespräche & Schnupperlehren
Klassisch:
- physisch vor Ort im Betrieb oder via Telefon
Digitale Alternative:
- via Videokonferenz
Zusage & Absage
Klassisch:
- postalisch oder via E-Mail
Digitale und datenschutzkonforme Alternative:
- via Rekrutierungstool
Stellenausschreibung und Bewerbungseingang
Für die Stellenausschreibung ist es wichtig, diverse Kanäle passend zur Zielgruppe zu wählen. Auch die für Jobsuchende immer wichtigeren Social Medias wie Linkedin oder die Suche über Google (Google for Jobs) sollten dabei eine Rolle spielen. Mit Multiposting kann die Stelle mit wenigen Klicks auf diversen Jobportalen gleichzeitig ausgeschrieben werden.
Tipp: Wenn die Bewerbung via Mail oder Rekrutierungstool erfolgen soll, vermerken Sie dies auf der Homepage oder im Stelleninserat. So können Postbewerbungen und der damit verbundene manuelle Erfassungsaufwand vermieden werden.
Selektion durch HR und Linie
Das Zusenden der Bewerbungen an die Vorgesetzten via Mail kann je nach Anzahl der offenen Stellen zu einer wahren E-Mailflut führen. Dabei den Überblick zu behalten ist schwierig. Es gibt verschiedenste Möglichkeiten sich im E-Mail Programm zu organisieren (Arbeiten mit Kategorien, einzelnen Ordnern etc.).
Kritischer Punkt bei der Selektion via Mail ist der Datenschutz und die Zugriffsberechtigungen. Wenn die Bewerbungen durch die Weiterleitung in diversen Posteingängen landen, kann u.a. das “Recht auf Vergessen” nicht gewährleistet werden.
Eine Alternative bietet ein Rekrutierungstool. Damit können Vorgesetzte datenschutzkonform zu Bewertungen eingeladen und die Rückmeldungen übersichtlich und an einem Ort angezeigt werden.
Schritt für Schritt zum digitalisierten Bewerbungsprozesses - mit Dualoo.
Kommunikation mit Bewerber*innen
Eine schnelle und individuelle Kommunikation mit den Kandidat*innen ist sowohl für die Candidate Experience als auch für einen effizienten Rekrutierungsprozess unabdingbar.
In den gängigen Mailprogrammen lassen sich Vorlagen hinterlegen. Wenn dabei die Mails jedoch in diversen Posteingängen landen und auch gespeichert werden, ist dieses Vorgehen kaum datenschutzkonform umzusetzen.
Hier kann Sie ein Bewerbermanagement-Tool optimal unterstützen. In den Einstellungen können Sie Ihre Mailvorlagen hinterlegen. Mithilfe von Platzhaltern werden dann beim Versand der Mail direkt die vorhanden Daten eingefügt (z.B. automatische Generierung der Anrede). Dadurch ist eine schnelle und personalisierte Kommunikation mit dem Bewerbenden möglich. Durch die individuelle Zugriffsvergabe und die automatische Anonymisierung ist zudem eine datenschutzkonforme Rekrutierung kein Problem.
Vorstellungsgespräch und Schnupperlehre
Kann das Videointerview wirklich das physische Vorstellungsgespräch, das Selektions-Telefonat oder die Schnupperlehre ersetzen? Vermutlich nie komplett. Aber für einen ersten Eindruck z.B.:
- mit einer vom Kandidaten online präsentierten Aufgabe oder
- vom Unternehmen als virtueller Firmenrundgang
kann dies doch eine Möglichkeit sein und Abwechslung in den Rekrutierungsprozess bringen. Weitere Informationen dazu im Leitfaden für Videointerviews.
Zusage und Absage
Auch bei der Zu- und Absage lässt sich der Rekrutierungsprozess digitalisieren. Obwohl die gängigen Mailprogramme mit Vorlagen Zu- und Absagen schon enorm vereinfachen, bieten Rekrutierungstools nochmals einige Vorteile:
- umgehende automatische Eingangsbestätigung
- E-Mails erstellen inkl. Vorlagen
- Massenabsagen versenden
- Verträge und Begleitbriefe erstellen inkl. Vorlagen
Fragen & Antworten: Rekrutierungsprozess digitalisieren
Welche Vorteile bietet ein digitaler Rekrutierungsprozess?
Die Digitalisierung reduziert den Verwaltungsaufwand, erleichtert die Kommunikation und verbessert die Candidate Experience durch transparente und effiziente Prozesse.
Wie beginnt man mit der Digitalisierung des Rekrutierungsprozesses?
Analysieren Sie Ihre bestehenden Prozesse. Identifizieren Sie Optimierungspotenziale und wählen Sie die passenden digitalen Lösungen aus.
Wie unterstützt die Digitalisierung bei der Datenauswertung?
Digitale Tools ermöglichen detaillierte Analysen, um den Erfolg von Stellenausschreibungen und Auswahlverfahren zu messen.
Welche Herausforderungen gibt es bei der Digitalisierung?
Die sorgfältige und nachhaltige Implementierung, die Schulung der Mitarbeitenden und die Auswahl datenschutzkonformer Lösungen sind zentrale Herausforderungen.
