Was ist ein Applicant Tracking System?

Ist ein Applicant Tracking System (ATS) mehr als eine E-Recruiting-Software? Eine E-Recruiting-Software bietet viele Vorteile und hilft dabei, die effektivsten Bewerbungskanäle zu identifizieren und zu tracken.
Illustration eines Applicant Tracking Systems

Was ist ein Applicant Tracking System (ATS)?

Der Begriff Applicant Tracking System kommt aus dem Amerikanischen und wird im Allgemeinen als Software definiert, die den Rekrutierungsprozess automatisiert d.h. die elektronische Handhabung des Rekrutierungsprozesses ermöglicht. Im deutschsprachigen Raum ist dafür eher der Begriff E-Recruiting-Software oder Bewerbermanagement-Tool gängig.

ATS meint aber auch die Möglichkeit, die Bewerbungskanäle der Kandidat*innen nachzuverfolgen oder eben zu tracken. Diese Funktion war in den Softwares der hiesigen Anbietern trotz seiner Wichtigkeit lange Zeit nicht möglich.

Erfahren Sie in den nächsten beiden Abschnitten, welche Vorteile ein ATS allgemein bringt und weshalb es so wichtig ist die Kanäle auszuwerten.

Applicant tracking system im Allgemeinen - Was sind die Vorteile?

Je nach Kanal kommen die Bewerbungen oft auf verschiedenen Wegen:

  • klassisch per Post oder Mail
  • bei Jobplattformen ebenfalls per Mail oder in den entsprechenden Inboxen
  • als Nachricht bei den Social Medias
  • etc.

Statt in diversen Mail- oder Datei-Ordnern nach der entsprechenden Bewerbungen und ihrem aktuellen Stand zu suchen, sehen Sie in einer E-Recruiting-Software direkt alle Bewerbungen auf einen Blick. Zudem ermöglichen es Ihnen Such- und Filterfunktionen Ihre Auswahl schnell zielführend einzugrenzen.

Ersparen Sie sich den Erfassungsaufwand in einer Excel-Tabelle oder das Verfassen von Briefen und E-Mails. Briefe, E-Mails und Dokumente lassen sich in einer E-Recruiting-Software auf Knopfdruck aus den Vorlagen generieren. Dies gilt auch für Massenabsagen: Statt diverse einzelne Absagemails zu verfassen, können diese mit wenigen Klicks und doch personalisiert erledigt werden. Eine schnelle und professionelle Kommunikation wirkt sich auch positiv auf das Employer Branding aus. 50% der Befragten in der Arbeitsmarktstudie 2019 von JobCloud gaben an, ab und zu bis häufig keine Antwort auf ihre Bewerbung zu erhalten. Mit einem ATS kann die gesamte Kommunikation mit dem Bewerbenden abgewickelt und dank Vorlagen vereinheitlicht werden.
Mit wenigen Klicks können Sie Bewerbungen an die Linie zur Bewertung freigeben. Prüfen Sie auf einen Blick, welche Linienvorgesetzten Ihnen zu Bewerbungen oder Vorstellungsgesprächen noch keine Rückmeldung gegeben haben. Auf Basis der abgegebenen Bewertungen können unternehmensspezifische Rankings je Bewerber*in definiert und ausgewertet werden. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Top-Kandidaten immer im Blick zu haben und eine schnelle Kommunikation zu gewährleisten.

Schreiben Sie auf diversen Kanälen gleichzeitig aus. Nutzen Sie so das Potential der eigenen Karriereseite und der verschiedenen Jobbörsen sowie Social Media. Im Anschluss können Sie dann direkt prüfen, welche Kanäle am meisten Bewerbungen einbringen. Achten Sie dabei auch auf das Kosten-Nutzen-Verhältnis. Nutzen Sie beispielsweise die Gratis-Posts in den Feeds der Social Media. Wenn Ihre Mitarbeitende den Post zusätzlichen teilen/liken erhöhen Sie die Reichweite ohne grosses Budget.

Sobald Sie eine Stelle ein zweites Mal ausschreiben, erhalten Sie in einer guten E-Recruiting-Software die Angaben der letzten Stelle. So ersparen Sie sich den manuellen Erfassungsaufwand und können bei Bedarf einfach allfällige Anpassungen vornehmen.

Mit einem Bewerbermanagement-System ermöglicht eine zentrale Ablage aller Daten. Zudem ist klar geregelt, wer auf welche Daten Zugriff hat. Dies erleichtert die Zusammenarbeit, erhöht den Datenschutz und ermöglicht eine einfache Stellvertretung.

Der Datenschutz, insbesondere bei Personendaten, wird immer wichtiger. Dazu gehört bspw. das Recht auf Vergessen. Mit dem Ablegen von Mailbewerbungen ist dies leider nicht gegeben. In einer E-Recruiting-Software können Dossiers einfach gelöscht oder für spätere Auswertungen datenschutzkonform anonymisiert werden. Achten Sie auf die Kompatibilität zu den Datenschutzgesetzen DSGVO (EU) und DSG (Schweiz).

Sammeln Sie die vielversprechendsten Bewerbenden in einem Tatentpool. Damit können Sie vor einer Ausschreibung kostenlos Ihre aktuellen Talente nach potentiellen Kandidaten durchsuchen. Mit den automatischen Erinnerungsfunktionen können ältere Dossiers archiviert (gelöscht) oder neu angefragt werden. Dadurch vermeiden Sie einen Datenfriedhof aufzubauen und können Ihre Talente ganz einfach kontaktieren.

Mit dem ATS von Dualoo alle Bewerber*innen im Blick behalten und den Prozess optimieren.

Applicant Tracking System im engeren Sinn: Nachvollziehbarkeit der Kanäle

Analysieren Sie, über welche Kanäle oder Quellen Sie die meisten Bewerbungen erhalten und wie weit die Bewerbenden im Rekrutierungsprozess kommen. Nach der Besetzung einer Stelle sollten Sie die genutzten Kanäle auswerten und die Auswahl für zukünftige Stellenausschreibungen anpassen, um Zeit und Kosten zu sparen.

Bewerbungen pro Kanal

Die Anzahl der Bewerbungen pro Kanal sowie die Art und Weise, wie Bewerbende auf die Stellenanzeige aufmerksam werden, spielen eine entscheidende Rolle. Unterschiede zwischen verschiedenen Stellen oder Berufsgruppen helfen, Ausschreibungen effizienter zu gestalten. Besonders bei der Rekrutierung von Auszubildenden zeigt ein Vergleich über mehrere Jahre mögliche Trends und notwendige Maßnahmen auf.

Kosten-Nutzen-Verhältnis und ROI

Ein Vergleich der Ausschreibungskosten auf verschiedenen Plattformen mit den eingegangenen Bewerbungen, unter Berücksichtigung der Qualität der Bewerbungen, bietet wertvolle Einblicke. Dabei wird deutlich, welche Kanäle die Kandidat*innen ergeben, die letztendlich eingestellt werden.

Qualität der Bewerber pro Kanal

Eine Bewertung der Qualität der Bewerbungen je Kanal kann zeigen, ob über bestimmte Kanäle überwiegend unpassende Bewerbungen eingegangen sind oder ob es Kanäle gibt, bei denen viele Kandidaten in die nächste Runde gelangen. Auch die Anzahl der Vorstellungsgespräche je Quelle und die Kanäle, über die die meisten Zusagen erfolgen, bieten wertvolle Informationen.

Im Ausbildungsbereich besonders zu beachten:

Im Ausbildungsbereich (bspw. in der Lernendenrekrutierung) muss der Begriff “Kanal” weiter gefasst werden, als nur die Jobbörsen. Hier gilt es auch zu berücksichtigen, welche Bewerbenden bereits bei Schnupperlehren, Informationsnachmittagen oder Messen dabei waren. Es ist daher wichtig, dass eine E-Recruiting-Software auch diese Prozessschritte nachvollziehen kann. Ziel ist es herauszufinden, welche dieser Anlässe am meisten qualitativ hochwertige Bewerbungen generiert.

Fragen & Antworten: Applicant Tracking System

Ein ATS ist eine Software, die Bewerbungsprozesse automatisiert und dabei hilft, Bewerbungen zu verwalten, zu analysieren und die Kommunikation zu optimieren.

Es spart Zeit, verbessert die Organisation, ermöglicht eine effiziente Vorauswahl von Kandidat*innen und sorgt für eine bessere Übersicht.

Durch eine schnelle und klare Kommunikation und eine einfachere Bewerbung sorgt es für ein positives Bewerber*innen-Erlebnis.

Ein modernes ATS unterstützt bei der Stellenausschreibung, bietet eine übersichtliche Verwaltung der Dossiers, automatisiert Aufgaben und fördert eine effiziente interne und externe Kommunikation.

 

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Daniela Zwicker

Head of Marketing

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