Was ist ein Applicant Tracking System (ATS)?
Der Begriff Applicant Tracking System kommt aus dem Amerikanischen und wird im Allgemeinen als Software definiert, die den Rekrutierungsprozess automatisiert d.h. die elektronische Handhabung des Rekrutierungsprozesses ermöglicht. Im deutschsprachigen Raum ist dafür eher der Begriff E-Recruiting-Software oder Bewerbermanagement-Tool gängig.
ATS meint aber auch die Möglichkeit, die Bewerbungskanäle der Kandidat*innen nachzuverfolgen oder eben zu tracken. Diese Funktion war in den Softwares der hiesigen Anbietern trotz seiner Wichtigkeit lange Zeit nicht möglich.
Erfahren Sie in den nächsten beiden Abschnitten, welche Vorteile ein ATS allgemein bringt und weshalb es so wichtig ist die Kanäle auszuwerten.
Applicant tracking system im Allgemeinen - Was sind die Vorteile?
Zentrale & digitale Ablage
Je nach Kanal kommen die Bewerbungen oft auf verschiedenen Wegen:
- klassisch per Post oder Mail
- bei Jobplattformen ebenfalls per Mail oder in den entsprechenden Inboxen
- als Nachricht bei den Social Medias
- etc.
Statt in diversen Mail- oder Datei-Ordnern nach der entsprechenden Bewerbungen und ihrem aktuellen Stand zu suchen, sehen Sie in einer E-Recruiting-Software direkt alle Bewerbungen auf einen Blick. Zudem ermöglichen es Ihnen Such- und Filterfunktionen Ihre Auswahl schnell zielführend einzugrenzen.
Administrativer Aufwand minimieren & schnelle Kommunikation ermöglichen
Entscheidungsmanagement vereinfachen
Kanäle ausnützen
Schreiben Sie auf diversen Kanälen gleichzeitig aus. Nutzen Sie so das Potential der eigenen Karriereseite und der verschiedenen Jobbörsen sowie Social Media. Im Anschluss können Sie dann direkt prüfen, welche Kanäle am meisten Bewerbungen einbringen. Achten Sie dabei auch auf das Kosten-Nutzen-Verhältnis. Nutzen Sie beispielsweise die Gratis-Posts in den Feeds der Social Media. Wenn Ihre Mitarbeitende den Post zusätzlichen teilen/liken erhöhen Sie die Reichweite ohne grosses Budget.
Stellenausschreibung weiterentwickeln
Sobald Sie eine Stelle ein zweites Mal ausschreiben, erhalten Sie in einer guten E-Recruiting-Software die Angaben der letzten Stelle. So ersparen Sie sich den manuellen Erfassungsaufwand und können bei Bedarf einfach allfällige Anpassungen vornehmen.
Einfache Stellvertretung und Rechteverwaltung
Mit einem Bewerbermanagement-System ermöglicht eine zentrale Ablage aller Daten. Zudem ist klar geregelt, wer auf welche Daten Zugriff hat. Dies erleichtert die Zusammenarbeit, erhöht den Datenschutz und ermöglicht eine einfache Stellvertretung.
Datenschutz
Der Datenschutz, insbesondere bei Personendaten, wird immer wichtiger. Dazu gehört bspw. das Recht auf Vergessen. Mit dem Ablegen von Mailbewerbungen ist dies leider nicht gegeben. In einer E-Recruiting-Software können Dossiers einfach gelöscht oder für spätere Auswertungen datenschutzkonform anonymisiert werden. Achten Sie auf die Kompatibilität zu den Datenschutzgesetzen DSGVO (EU) und DSG (Schweiz).
Talentpool
Sammeln Sie die vielversprechendsten Bewerbenden in einem Tatentpool. Damit können Sie vor einer Ausschreibung kostenlos Ihre aktuellen Talente nach potentiellen Kandidaten durchsuchen. Mit den automatischen Erinnerungsfunktionen können ältere Dossiers archiviert (gelöscht) oder neu angefragt werden. Dadurch vermeiden Sie einen Datenfriedhof aufzubauen und können Ihre Talente ganz einfach kontaktieren.
Mit dem ATS von Dualoo alle Bewerber*innen im Blick behalten und den Prozess optimieren.
Applicant Tracking System im engeren Sinn: Nachvollziehbarkeit der Kanäle
Analysieren Sie, über welche Kanäle oder Quellen Sie die meisten Bewerbungen erhalten und wie weit die Bewerbenden im Rekrutierungsprozess kommen. Nach der Besetzung einer Stelle sollten Sie die genutzten Kanäle auswerten und die Auswahl für zukünftige Stellenausschreibungen anpassen, um Zeit und Kosten zu sparen.
Bewerbungen pro Kanal
Die Anzahl der Bewerbungen pro Kanal sowie die Art und Weise, wie Bewerbende auf die Stellenanzeige aufmerksam werden, spielen eine entscheidende Rolle. Unterschiede zwischen verschiedenen Stellen oder Berufsgruppen helfen, Ausschreibungen effizienter zu gestalten. Besonders bei der Rekrutierung von Auszubildenden zeigt ein Vergleich über mehrere Jahre mögliche Trends und notwendige Maßnahmen auf.
Kosten-Nutzen-Verhältnis und ROI
Ein Vergleich der Ausschreibungskosten auf verschiedenen Plattformen mit den eingegangenen Bewerbungen, unter Berücksichtigung der Qualität der Bewerbungen, bietet wertvolle Einblicke. Dabei wird deutlich, welche Kanäle die Kandidat*innen ergeben, die letztendlich eingestellt werden.
Qualität der Bewerber pro Kanal
Eine Bewertung der Qualität der Bewerbungen je Kanal kann zeigen, ob über bestimmte Kanäle überwiegend unpassende Bewerbungen eingegangen sind oder ob es Kanäle gibt, bei denen viele Kandidaten in die nächste Runde gelangen. Auch die Anzahl der Vorstellungsgespräche je Quelle und die Kanäle, über die die meisten Zusagen erfolgen, bieten wertvolle Informationen.
Im Ausbildungsbereich besonders zu beachten:
Im Ausbildungsbereich (bspw. in der Lernendenrekrutierung) muss der Begriff “Kanal” weiter gefasst werden, als nur die Jobbörsen. Hier gilt es auch zu berücksichtigen, welche Bewerbenden bereits bei Schnupperlehren, Informationsnachmittagen oder Messen dabei waren. Es ist daher wichtig, dass eine E-Recruiting-Software auch diese Prozessschritte nachvollziehen kann. Ziel ist es herauszufinden, welche dieser Anlässe am meisten qualitativ hochwertige Bewerbungen generiert.
Fragen & Antworten: Applicant Tracking System
Was ist ein Applicant Tracking System (ATS)?
Ein ATS ist eine Software, die Bewerbungsprozesse automatisiert und dabei hilft, Bewerbungen zu verwalten, zu analysieren und die Kommunikation zu optimieren.
Welche Vorteile bietet ein ATS?
Es spart Zeit, verbessert die Organisation, ermöglicht eine effiziente Vorauswahl von Kandidat*innen und sorgt für eine bessere Übersicht.
Wie verbessert ein ATS die Candidate Experience?
Durch eine schnelle und klare Kommunikation und eine einfachere Bewerbung sorgt es für ein positives Bewerber*innen-Erlebnis.
Welche Funktionen bietet ein modernes ATS?
Ein modernes ATS unterstützt bei der Stellenausschreibung, bietet eine übersichtliche Verwaltung der Dossiers, automatisiert Aufgaben und fördert eine effiziente interne und externe Kommunikation.
