Der Bewerbungsprozess: Definition
Der Rekrutierungsprozess (auch: Bewerbungsprozess, Personalbeschaffungsprozess oder Personalgewinnungsprozess) beschreibt den Ablauf zur Besetzung einer Stelle. Er beginnt in der Regel mit der Erstellung einer Stellenanzeige und endet mit der Einstellung. Je nach Definition wird zudem der Stellenantragsprozess dazugenommen.
Bewerbungsprozess Ablauf
Von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding: Ein durchdachter Bewerbungsprozess sorgt für Transparenz, Effizienz und eine angenehme Erfahrung für alle Beteiligten. Hier ein Überblick über die wichtigsten Schritte:
Stelle ausschreiben
Sobald der Stellenbeschrieb mit Aufgabenbereich, Stellenprozent, Teamzuordnung, etc. definiert ist, wird das Stelleninserat formuliert. Dieses wird anschliessend auf verschiedenen Ausschreibungskanälen veröffentlicht. Dazu gehören beispielsweise die eigene Homepage, Jobplattformen oder Social Media. Weitere Informationen zu den Ausschreibungskanälen finden Sie im Artikel E-Recruiting.
Bewerbungen erhalten
Auf das Stelleninserat gehen, dann hoffentlich viele und gute Bewerbungen ein. Der Bewerbungseingang kann physisch (per Post), per Mail, via Bewerbungsformular auf der Webseite oder über ein E-Recruiting-Tool erfolgen.
Auswahl / Selektion
Nach Eingang der Bewerbungen ist es wichtig, einen guten Überblick über die Bewerbungen zu behalten. Dies geschieht häufig mit Hilfe einer Excel-Tabelle oder einer Bewerbermanagement-Software.
Bei der Auswahl des Kandidaten kommen oft verschiedene Abläufe und Selektionssschritte zur Anwendung. Diese reichen von kurzen Telefoninterviews bis hin zu mehrtägigen Assessments. Je nach Unternehmen, Hierarchiestufe und Position kommen dabei auch firmenintern unterschiedliche Selektionsverfahren zum Einsatz.
Ein wichtiger Punkt ist neben der Kommunikation mit den Kandidat*innen die interne Beurteilung. Also die Abstimmung mit den Vorgesetzten.
Einstellung & Onboarding
Nach der beidseitigen Zusage, startet der Vertragsprozess. Auch das Onboarding, also die Einarbeitung, sollte strukturiert geplant und durchgeführt werden. Ziel ist es, dass sich der neue Mitarbeitende vom ersten Tag an wohl fühlt und seine Aufgaben bestmöglich erfüllen kann.
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Bewerbungsprozess optimieren
Da der Bewerbungsprozess Ablauf aus mehreren Schritten besteht, gibt es auch viele Ansatzpunkte für Verbesserungen.
Rekrutierungsprozess analysieren
Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Ablauf Ihres Bewerbungsprozesses. Welche Prozessschritte führen Sie derzeit durch? Wer ist daran beteiligt? Mit einem Gesamtüberblick fällt es leichter, Optimierungspotenzial zu erkennen.
Sie können dann überlegen, wo Verbesserungspotenzial besteht, z.B:
- Könnte ein Online- oder Telefoninterview im Vorfeld ein Erstgespräch ersetzen? Oft lassen sich bei solchen Vorabklärungen bereits erste kritische Fragen klären, z.B. zu den Gehaltsvorstellungen.
- Sollte man bei strategisch wichtigen Stellen ein Assessment oder eine Persönlichkeitsanalyse einbauen, um Fehleinschätzungen zu vermeiden?
Bewerbungsprozess digitalisieren
Da die Digitalisierung und die damit einhergehende Automatisierung viel Zeit und Geld sparen kann, sollte dies auch im Rekrutierungsprozess geprüft werden. Welche Prozessschritte lassen sich wie digitalisieren?
Stelle ausschreiben
Der Inhalt und die Gestaltung der Stellenanzeigen sowie die Veröffentlichung über die richtigen Kanäle sind die Erfolgsfaktoren für den Erhalt zahlreicher und qualitativ hochwertiger Bewerbungen.
Bewerbungen erhalten
Ermöglichen Sie den Kandidat*innen eine einfache und verständliche Möglichkeit, sich zu bewerben. Mit Bewerbungsformularen können Sie zudem sicherstellen, dass Sie als Unternehmen alle notwendigen Informationen in strukturierter Form erhalten.
Wenn Sie Initiativbewerbungen auf Ihrer Webseite zulassen, erhöhen Sie die Chance, mehr Bewerbungen zu erhalten.
Nach Eingang der Bewerbung hilft eine automatische Eingangsbestätigung, den manuellen Aufwand zu minimieren.
Auswahl / Selektion
Ob Excel-Liste oder E-Recruiting-Tool: In der Dossierübersicht sehen Sie auf einen Blick, in welchem Prozessschritt sich der Bewerbende befindet und wie die bisherigen Bewertungen ausgefallen sind.
Speichern Sie für jeden Schritt die wichtigsten E-Mail-Vorlagen ab. So sparen Sie viel Zeit beim Erstellen der E-Mails. Noch einfacher geht es mit einem E-Recruiting-Tool, mit dem sich individuelle Mails mit wenigen Klicks erstellen lassen.
Auch die Kommunikation mit Vorgesetzten lässt sich optimieren. Wie wäre es zum Beispiel mit einem standardisierten Beurteilungsbogen, der einfach und schnell ausgefüllt werden kann?
Fragen Sie gute Kandidat*innen, bei denen es mit der aktuellen Stelle nicht geklappt hat, ob Sie die Unterlagen für später aufbewahren dürfen. So bauen Sie sich einen Talentpool auf. Bei späteren Stellenausschreibungen können Sie so schnell und einfach passende Talente kontaktieren.
Einstellung & Onboarding
Nach der gegenseitigen Zusage wird oft nicht mehr ganz so viel Wert auf die nächsten Schritte gelegt, schliesslich hat man den Mitarbeitenden ja gewonnen. In Zeiten des Fachkräftemangels ist es jedoch wichtig, den neuen Mitarbeitenden weiterhin zu begeistern. Dazu gehören eine zügige Vertragserstellung und ein durchdachtes Onboarding. Hier gibt es verschiedene Optionen, wie beispielsweise einen Einarbeitungsplan, ein “Götti”-Programm oder einen offiziellen Einführungstag, an dem der neue Mitarbeitende das Unternehmen und die verschiedenen Abteilungen kennen lernt.
Kennzahlen auswerten
Mit Hilfe von Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) können Sie den Rekrutierungsprozess auf der Grundlage der vorhandenen Daten analysieren und Verbesserungspotenziale aufdecken.
Datenschutz beachten
Datenschutz ist gerade im Personalbereich ein sehr wichtiges Thema. Denn es wird mit persönlichen und sensiblen Daten gearbeitet. Prüfen Sie daher auch in Ihrem Rekrutierungsprozess, ob der Datenschutz eingehalten wird.
Mögliche Selektionsschritte im Bewerbungsprozess Ablauf
Ein erfolgreicher Selektionsprozess passt sich den Anforderungen der jeweiligen Zielgruppe an. Während bei der Mitarbeitendenrekrutierung oft persönliche Gespräche und Assessments im Vordergrund stehen, spielen bei der Lernendenrekrutierung Formate wie Berufserkundungen oder Schnupperlehren eine wichtige Rolle.
Prozessschritte Mitarbeitendenrekrutierung
- Bewerbungseingang (Vorselektion und Weiterleitung)
- Video-/Telefoninterview
- Vorstellungsgespräch
- Probearbeiten / Meet the Team
- Persönlichkeitsanalyse / Assessement
- Zu-/Absage
- u.v.m.
Prozessschritte Lernendenrekrutierung
- Messebesuch (z.B. berufsmessen)
- Infonachmittage
- Berufserkundung (vor Bewerbungseingang)
- Bewerbungseingang (Vorselektion und Weiterleitung)
- Vorstellungsgespräch
- Schnupperlehre / Meet the Team
- Persönlichkeitsanalyse
- Zu-/Absage
- u.v.m.
Fragen & Antworten: Ablauf Bewerbungsprozess
Welche Schritte gehören zum Bewerbungsprozess?
Der Prozess umfasst Stellenausschreibung, Bewerbungseingang, Vorauswahl, Interviews, Probearbeiten, ggf. Assessment und die finale Entscheidung. Die genaue Ausgestaltung variiert jedoch je nach Unternehmensgrösse, Branche und internen Anforderungen.
Wie kann der Bewerbungsprozess optimiert werden?
Effiziente Kommunikation, klare Prozesse und eine datenschutzkonforme Rekrutierung sind entscheidend. Digitale Tools wie Dualoo unterstützen Unternehmen dabei, jeden Prozessschritt zu optimieren.
Welche Vorteile bietet die Digitalisierung im Bewerbungsprozess?
Digitale Lösungen reduzieren den Verwaltungsaufwand, erhöhen die Transparenz und ermöglichen eine schnellere Bearbeitung von Bewerbungen.
Was erwarten Bewerber*innen von einem modernen Bewerbungsprozess?
Bewerber*innen schätzen einfache und schnelle Prozesse, Transparenz und eine respektvolle Kommunikation.
