Bewerbungsprozess digitalisieren

Schon lange beeinflusst die Digitalisierung den privaten und beruflichen Alltag. Auch in den HR Abteilungen und insbesondere im Bewerbungsprozess hält sie Einzug. Doch kann man seinen Rekrutierungsprozess bereits als digital bezeichnen, wenn die Bewerbungen per E-Mail eingehen und man darüber eine Excel-Liste führt?

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Bewerbungsprozess digitalisieren – Schritt für Schritt

Die Möglichkeiten den Rekrutierungsprozess zu digitalisieren sind vielseitig und zudem ständig im Wandel. Was heute Standard ist, könnte morgen veraltet sein. Doch im Endeffekt ist für jedes Unternehmen ein anderer Prozess und Digitalisierungsgrad passend. Daher stellen sich HR-Verantwortliche die Frage: Welche Prozessschritte können wie digitalisiert werden?

Klassisch:
  • Stelleninserat als pdf
  • Veröffentlichung manuell auf der eigenen Homepage & diversen Jobportalen
Digitale und datenschutzkonforme Alternative:
Klassisch:
  • Bewerbungen per Post oder E-Mail
Digitale und datenschutzkonforme Alternative:
  • Bewerbungseingang im Rekrutierungstool
  • Bewerbungen über Formulare auf der Firmenwebseite
Klassisch:
  • Versand der Bewerbungen an Linie (physisch oder per E-Mail)
Digitale und datenschutzkonforme Alternative:
  • Gemeinsame Ablage für Zusammenarbeit (z.B.: SharePoint)
  • Bewerbermanagement Software (Vorteil: rollenbasierte Zugriffe)
Klassisch:
  • physisch vor Ort im Betrieb oder via Telefon
Digitale und datenschutzkonforme Alternative:
  • via Videokonferenz
Klassisch:
  • postalisch oder via E-Mail
Digitale und datenschutzkonforme Alternative:
  • via Rekrutierungstool

Stellenausschreibung & Bewerbungseingang

Für die Stellenausschreibung ist es wichtig, diverse Kanäle passend zur Zielgruppe zu wählen. Auch die für Jobsuchende immer wichtigeren Social Medias wie Linkedin oder die Suche über Google (Google for Jobs) sollten dabei eine Rolle spielen. Mit Multiposting kann die Stelle mit wenigen Klicks auf diversen Jobportalen gleichzeitig ausgeschrieben werden.

Tipp: Wenn die Bewerbung via Mail oder Rekrutierungstool erfolgen soll, vermerken Sie dies auf der Homepage oder im Stelleninserat. So können Postbewerbungen und der damit verbundene manuelle Erfassungsaufwand vermieden werden.

Selektion durch HR und Linie

Das Zusenden der Bewerbungen an die Linienvorgesetzten via Mail kann je nach Anzahl der offenen Stellen zu einer wahren E-Mailflut führen. Dabei den Überblick zu behalten ist schwierig. Es gibt verschiedenste Möglichkeiten sich im E-Mail Programm zu organisieren (Arbeiten mit Kategorien, einzelnen Ordnern etc.).

Kritischer Punkt bei der Selektion via Mail ist der Datenschutz und die Zugriffsberechtigungen. Wenn die Bewerbungen durch die Weiterleitung in diversen Posteingängen landen, kann u.a. das “Recht auf Vergessen” nicht gewährleistet werden.

Eine Alternative bietet ein Rekrutierungstool. Damit können Vorgesetzte datenschutzkonform zu Bewertungen eingeladen und die Rückmeldungen übersichtlich und an einem Ort angezeigt werden.

Vorstellungsgespräch & Schnupperlehre

Kann das Videointerview wirklich das physische Vorstellungsgespräch, das Selektions-Telefonat oder die Schnupperlehre ersetzen? Vermutlich nie komplett. Aber für einen ersten Eindruck z.B.:

  • mit einer vom Kandidaten online präsentierten Aufgabe oder
  • vom Unternehmen als virtueller Firmenrundgang

kann dies doch eine Möglichkeit sein und Abwechslung in den Rekrutierungsprozess bringen.

Zusage / Absage

Obwohl die gängigen Mailprogramme mit Vorlagen Zu- und Absagen schon enorm vereinfachen, bieten Rekrutierungstools nochmals einige Vorteile:

  • umgehende automatische Eingangsbestätigung
  • E-Mails erstellen inkl. Vorlagen
  • Massenabsagen versenden
  • Verträge und Begleitbriefe erstellen inkl. Vorlagen

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Folgende Unternehmen haben ihren Rekrutierungsprozess mit Dualoo datenschutzkonform digitalisiert: