Rekrutierungsprozess digitalisieren - Schritt für Schritt
Die Möglichkeiten den Rekrutierungsprozess zu digitalisieren sind vielseitig und zudem ständig im Wandel. Was heute Standard ist, könnte morgen veraltet sein. Doch im Endeffekt ist für jedes Unternehmen ein anderer Prozess und Digitalisierungsgrad passend. Daher stellen sich HR-Verantwortliche die Frage: Welche Prozessschritte können wie digitalisiert werden?
Stellenausschreibung
Stelleninserate werden oft noch als PDF erstellt und mühsam einzeln auf der eigenen Website sowie verschiedenen Jobportalen veröffentlicht. Heute stehen Ihnen jedoch moderne, digitale Alternativen zur Verfügung. Dank Multipostern oder E-Recruiting-Softwares können Sie Stelleninserate mit wenigen Klicks gleichzeitig auf mehreren Plattformen veröffentlichen. Die Inserate sind dabei mobil optimiert, suchmaschinenfreundlich (SEO) und können interaktive Elemente enthalten.
Bei der Stellenausschreibung ist es wichtig, die passenden Kanäle für die jeweilige Zielgruppe zu wählen. Ziehen Sie neben klassischen Jobportalen auch Google for Jobs oder Social Media Plattformen wie LinkedIn in Ihre Überlegungen ein.
Tipp: Wenn Bewerbungen in ein bestimmtes E-Mail-Postfach oder ein Rekrutierungstool erfolgen sollen, vermerken Sie dies auf der Website oder im Stelleninserat. So stellen Sie sicher, dass die Bewerbungen am richtigen Ort eingehen, und vermeiden unnötige E-Mail-Fluten oder zusätzlichen Aufwand durch Postbewerbungen.
Bewerbungseingang
Häufig treffen Bewerbungen noch per E-Mail oder sogar auf dem Postweg ein. Das macht in der Regel eine manuelle Erfassung in Excel-Tabellen oder digitalen Ordnerstrukturen erforderlich.
Ein strukturierter Bewerbungsprozess beginnt bereits auf der eigenen Webseite: Einfache Online-Formulare ermöglichen es, Bewerbungen effizient, einheitlich und datenschutzkonform zu erfassen. Dazu kann ein eigenständiges Online-Formular eingebunden werden oder man nutzt direkt das Bewerbungsformular eines E-Recruiting-Tools, das nahtlos in den Prozess integriert ist.
Selektion durch HR und Linie
Das Zusenden der Bewerbungen an die Vorgesetzten via Mail kann je nach Anzahl der offenen Stellen zu einer wahren E-Mailflut führen. Dabei den Überblick zu behalten ist schwierig. Es gibt verschiedenste Möglichkeiten sich im E-Mail Programm zu organisieren (Arbeiten mit Kategorien, einzelnen Ordnern etc.).
Kritischer Punkt bei der Selektion via Mail ist der Datenschutz und die Zugriffsberechtigungen. Wenn die Bewerbungen durch die Weiterleitung in diversen Posteingängen landen, kann u.a. das “Recht auf Vergessen” nicht gewährleistet werden.
Eine weitere Möglichkeit ist die gemeinsame digitale Ablage (z. B. SharePoint). Damit können Bewerbungen strukturiert abgelegt und gemeinsam bearbeitet werden. Dennoch gibt es auch hierbei Herausforderungen bezüglich der Zugriffssteuerung, der Nachvollziehbarkeit von Bewertungen und der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben.
Eine Alternative bietet ein Rekrutierungstool. Damit können Vorgesetzte datenschutzkonform zu Bewertungen eingeladen und die Rückmeldungen zentral gesammelt werden. Dank definierter Rollen- und Zugriffsrechte sehen alle Beteiligten nur die für sie relevanten Informationen.
Schritt für Schritt zum digitalisierten Bewerbungsprozesses - mit Dualoo.
Kommunikation mit Bewerber*innen
Eine schnelle und individuelle Kommunikation mit den Kandidat*innen ist sowohl für die Candidate Experience als auch für einen effizienten Rekrutierungsprozess unabdingbar.
In den gängigen Mailprogrammen lassen sich zwar Vorlagen hinterlegen oder automatische Eingangsbestätigungen versenden. Wenn dabei die Mails jedoch in verschiedenen Posteingängen landen und auch gespeichert werden, ist dieses Vorgehen kaum datenschutzkonform umzusetzen. Zudem lässt sich eine persönliche und gendergerechte Ansprache in herkömmlichen E-Mail-Programmen nicht automatisiert realisieren.
Hier kann Sie ein Bewerbermanagement-Tool optimal unterstützen. In den Einstellungen können Sie Ihre Mailvorlagen hinterlegen. Mithilfe von Platzhaltern werden dann beim Versand der Mail direkt die vorhanden Daten eingefügt (z.B. automatische Generierung der Anrede). Dadurch ist eine schnelle und personalisierte Kommunikation mit dem Bewerbenden möglich. Durch die individuelle Zugriffsvergabe und die automatische Anonymisierung ist zudem eine datenschutzkonforme Rekrutierung kein Problem.
Vorstellungsgespräch und Schnupperlehre
Kann das Videointerview wirklich das physische Vorstellungsgespräch, das Selektions-Telefonat oder die Schnupperlehre ersetzen? Vermutlich nie komplett. Aber für einen ersten Eindruck z.B.:
- mit einer vom Kandidaten online präsentierten Aufgabe oder
- vom Unternehmen als virtueller Firmenrundgang
kann dies doch eine Möglichkeit sein und Abwechslung in den Rekrutierungsprozess bringen. Weitere Informationen dazu im Leitfaden für Videointerviews.
Zusage und Absage
Auch bei der Zu- und Absage lässt sich der Rekrutierungsprozess digitalisieren. Obwohl die gängigen Mailprogramme mit Vorlagen Zu- und Absagen schon enorm vereinfachen, bieten Rekrutierungstools nochmals einige Vorteile:
- E-Mails erstellen inkl. Vorlagen
- Massenabsagen versenden
- Verträge und Begleitbriefe erstellen inkl. Vorlagen
Hilfsmittel für den digitalen Rekrutierungsprozess
Für einen erfolgreichen digitalen Rekrutierungsprozess stehen heute zahlreiche Hilfsmittel zur Verfügung: von spezialisierten Applicant Tracking Systemen (ATS) über moderne Lösungen für Remote Recruiting bis hin zum gezielten Einsatz von KI im Recruiting, etwa für die Erstellung von Stelleninseraten oder E-Mails.
Die Wahl der passenden Tools sollte gut überlegt sein. Die Anbieterübersicht von Weka bietet einen Überblick über gängige Bewerbermanagement-Systeme, während der Anforderungskatalog dabei hilft, die eigenen Bedürfnisse systematisch zu erfassen. Weitere praktische Tipps und Entscheidungshilfen finden Sie auf unserer Seite zum Thema Recruiting Tool vergleichen.
Fazit
Die schrittweise Digitalisierung des Bewerbungsprozesses sorgt für eine klare Struktur, reduziert den administrativen Aufwand und verbessert die Zusammenarbeit aller Beteiligten. Zudem ermöglicht ein digitaler Prozess auch genaue Auswertungen mithilfe von Recruiting-KPIs.
Ein erster sinnvoller Schritt kann darin bestehen, den bestehenden Prozess visuell darzustellen, um Optimierungspotenziale zu erkennen und diese gezielt anzugehen. Hierzu stellen wir Ihnen gerne eine Vorlage für den Ablauf eines Rekrutierungsprozesses zum Download zur Verfügung.
Fragen & Antworten: Rekrutierungsprozess digitalisieren
Welche Vorteile bietet ein digitaler Rekrutierungsprozess?
Die Digitalisierung reduziert den Verwaltungsaufwand, erleichtert die Kommunikation und verbessert die Candidate Experience durch transparente und effiziente Prozesse.
Wie beginnt man mit der Digitalisierung des Rekrutierungsprozesses?
Analysieren Sie Ihre bestehenden Prozesse. Identifizieren Sie Optimierungspotenziale und wählen Sie die passenden digitalen Lösungen aus.
Wie unterstützt die Digitalisierung bei der Datenauswertung?
Digitale Tools ermöglichen detaillierte Analysen, um den Erfolg von Stellenausschreibungen und Auswahlverfahren zu messen.
Welche Herausforderungen gibt es bei der Digitalisierung?
Die sorgfältige und nachhaltige Implementierung, die Schulung der Mitarbeitenden und die Auswahl datenschutzkonformer Lösungen sind zentrale Herausforderungen.
