KPI im Recruiting / Kennzahlen in der Rekrutierung

KPIs ermöglichen Ihnen, den Erfolg Ihrer Personalbeschaffungsprozesse zu messen. Optimieren Sie Ihren Rekrutierungsprozess mit der Analyse der wichtigsten Recruiting Kennzahlen. In diesem Artikel sind die wichtigsten Recruiting KPI zusammengefasst und Verbesserungsideen aufgeführt.

30 Tage kostenlos testen:

Recruiting KPI
Recruiting KPI

Was sind Recruiting-Kennzahlen: Definition

Mit Recruiting-Kennzahlen (auch KPI = Key Performance Indicator genannt) können Sie Ihren Rekrutierungsprozess aus verschiedenen Blickwinkel analysieren. Die gemessenen Kennzahlen ermöglichen es Ihnen, Verbesserungspotenzial aufzudecken.

Warum sind KPIs im Recruiting wichtig?

Kennzahlen sind in allen Bereichen ein wichtiges Hilfsmittel, um sich Stärken und Schwächen bewusst zu werden und ggf. Optimierungen einzuleiten. Das Recruiting-Controlling bildet dabei keine Ausnahme.

Zum einen ermöglichen Ihnen Recruiting-KPIs die Candidate Experience zu verbessern. Denn bei einem schnellen und qualitativ hochwertigen Rekrutierungsprozess erhalten die Bewerbenden einen guten Eindruck von Ihrem Unternehmen. Im aktuellen “War for Talents” und “Fachkräftemangel” wird dies immer wichtiger.

Zum anderen ermöglichen Ihnen diese Kennzahlen einen vertieften Einblick in Ihre internen Prozesse. Dadurch können Sie Verbesserungsmassnahmen und allfällige Budgetanträge fundiert begründen.

Die wichtigsten Recruiting-Kennzahlen im Überblick

Time to Hire

Wie lange dauert es von der Stellenausschreibung zur Besetzung?

Stellenbesetzungsdatum – Ausschreibungsdatum

In der Praxis werden verschiedene Berechnungsgrundlagen angewendet.

  • Statt das Ausschreibungsdatum kann auch die Bedarfsmeldung als Ausgangspunkt genommen werden. In diesem Fall wird der Stellenantragsprozess ebenfalls in die Auswertung miteinbezogen.
  • Auch das Stellenbesetzungsdatum wird in der Praxis unterschiedlich definiert. Dies kann der Zeitpunkt sein, an dem die Zusage mündlich gemacht wurde oder alternativ auch das Datum der Vertragsunterzeichnung.

Wichtig dabei ist, dass Sie sich bewusst sind, auf welcher Berechnungsgrundlage Sie die Time to Hire definieren. Je nachdem werden weitere Prozessteile (Stellenantrag oder Vertragsversand) berücksichtigt.

  • Ansprechende Karriereseite und Stellenanzeigen
  • Ausschreibungskanäle auf Zielgruppe ausrichten – allenfalls neue Kanäle prüfen (z.B. Stellenplattformen, Google for Jobs oder Social Media)
  • Bewerbung vereinfachen (z.B. mit einem Bewerbungsformular)
  • Administrative Aufgaben automatisieren (z.B. mit automatischen Eingangsbestätigungen oder Mailvorlagen)
  • Talent Pool aufbauen
  • Vgl. auch Ideen bei den Kennzahlen “Time to Interview” und “Time to internal response”

Time to Interview

Wie lange dauert es, bis es nach dem Bewerbungseingang zum ersten Interview kommt?

Datum des 1. Interviews – Bewerbungseingang

Bei der Time to Interview können Sie die Geschwindigkeit Ihres Bewerbungsprozesses überprüfen. Eine schnelle Einladung zum Vorstellungsgespräch wirkt sich positiv auf die Candidate Experience aus.

Diese Kennzahl wird auch von der Time to internal response, beeinflusst. Denn nur wenn Sie intern schnell Rückmeldungen erhalten, kann der nächste Schritt im Rekrutierungsprozess zügig geplant werden.

  • Rekrutierungsprozess beschleunigen (z.B. mit Mailvorlagen)
  • Time to internal response minimieren (vgl. untenstehenden Input)

Time to internal response

Wie lange benötigen Mitarbeitende (Vorgesetzte, Recruiter, etc.) durchschnittlich für eine Rückmeldung?

Erhalt der internen Rückmeldung – Aufforderung zur internen Rückmeldung

Im Rekrutierungsprozess sind diverse Entscheidungsträger involviert. Je schneller diese eine Rückmeldung geben, desto eher können Sie auch wieder auf den Kandidaten*in zugehen.

Vor allem bei den Linienvorgesetzten, welche stark mit ihrem Tagesgeschäft absorbiert sind, ist es wichtig, das Feedback so schnell und einfach wie möglich zu gestalten. Dabei helfen vorgefertigte Bewertungsbögen, z.B. in einer Bewerbermangement-Software.

  • Einfache und standardisierte Feedbackmöglichkeit (Bsp. Bewertungsbögen) für Recruiter und Linienvorgesetze erstellen
  • Regelmässige und wenn möglich automatische Erinnerungsmails auslösen
  • Linienvorgesetzte sensibilisieren: schnelle Rückmeldung ihrerseits führt zu schneller Kontaktaufnahme mit den Top-Kandidaten und erhöht somit die Chance für eine optimale Stellenbesetzung.

Costs per hire & Cost per application

Wie viel kostet die Stellenbesetzung bzw. jede erhaltene Bewerbung?

Summe aller externen und internen Kosten, die rund um die Stellenbesetzung anfallen (z.B. Inseratkosten der Stellenportale, bei detaillierter Auswertung auch Lohnkosten der internen Recruiter) geteilt durch Anzahl Stellen bzw. Anzahl Bewerbungen

  • Ausschreibungskanäle aufgrund Zielgruppe auswählen
  • neue (und evtl. kostenlose) Kanäle prüfen (z.B. Google for Jobs, LinkedIn Feed)
  • Bewerbungsprozess optimieren und verschlanken (interne Kosten minimieren)

Application Funnel & Channel Effectiveness

Wie viele Kandidat*innen schaffen es in die zweite, dritte und jede weitere Runde? Über welchen Ausschreibungskanal sind Dossiers eingegangen?

Anzahl der Kandidaten in den jeweiligen Prozessschritten

Der Application Funnel (Bewerbungstrichter) zeigt Ihnen die Anzahl Kandidaten, aufgeschlüsselt auf die einzelnen Schritte in Ihrem Bewerbungsprozess. In Kombination mit der Information, welches Dossier über welchen Kanal eingegangen ist, können Sie die Channel Effectiveness evaluieren. Also wie viele qualitativ hochwertige Bewerbungen habe ich je Ausschreibungskanal erhalten. Es bringt Ihnen nichts, wenn der Kanal zwar sehr viele Bewerbungen generiert, diese jedoch von tiefer Qualität sind.

  • Ausschreibungskanäle aufgrund Zielgruppe auswählen
  • neue Kanäle prüfen und testen
  • Budgetverteilung aufgrund Channel Effectiveness vornehmen
  • Prozessschritte prüfen: Benötigen wir allenfalls ein Telefon- oder Videointerview für Vorabklärungen? Könnte ein Probearbeitstag weitere Erkenntnisse bringen?

Weitere Kennzahlen

Die obige Aufzählung ist nicht abschliessend. Zwei weitere, oft genannte Kennzahlen sind die folgenden:

  • Offer-Acceptance-Rate: Wie viele Bewerber*innen sagen zu, wenn Sie Ihnen den Job anbieten?
  • Cost-of-Vacancy: Wie viel kostet Sie eine unbesetzte Stelle?

Auswertung & Analyse der Recruiting-Kennzahlen

Die erhobenen Kennzahlen können nun aus verschiedenen Blickwinkeln analysiert werden.

Wie sehen die Kennzahlen bei Ihren Mitbewerbenden aus?

Wie entwickeln sich Ihre Kennzahlen über die Monate oder Jahre?

Wie verändern sich die Kennzahlen nach Umsetzung einer Massnahme (z.B. Einführung von Videointerviews oder Ausschreibung auf einer neuen Plattform)?

Steigende Kosten müssen nicht zwingend negativ sein. Wenn dadurch z.B. die Zufriedenheit der Kandidaten steigt oder die eingestellten Mitarbeitenden besser ins Unternehmen passen und dadurch länger bleiben, hat sich der Mehraufwand gelohnt.

Analyse Recruiting Kennzahlen

Fazit

Recruiting-Kennzahlen geben Ihnen einen vertieften Einblick in Ihren Rekrutierungsprozess. Zudem ermöglichen Ihnen die KPIs Verbesserungspotential zu evaluieren und den Erfolg von umgesetzten Massnahmen zu messen.

Wir sind in diesem Artikel primär auf die quantitativen Kennzahlen eingegangen – also auf klar messbaren Zahlen basierende KPIs. Behalten Sie jedoch auch die qualitativen bzw. weichen Faktoren (Zufriedenheit, etc.) im Auge.

Damit all diese Kennzahlen auch berechnet werden können, ist eine gute Datenbasis nötig. Ob Sie dafür nun eine Excelliste führen oder auf eine E-Recruiting-Software setzen – nur wenn diese Daten sauber und vollständig erfasst werden, können auch qualitativ hochwertige Auswertungen erstellt werden.

Download KPI Excel-Vorlage

Für eine einfachere Berechnung der Recruiting-Kennzahlen haben wir eine Excel-Vorlage für Sie als Download erstellt, welche alle obigen Kennzahlen enthält.

Download KPI-Excel-Vorlage – demnächst verfügbar

Testen Sie Dualoo kostenlos und unverbindlich für 30 Tage.

Folgende Unternehmen haben Ihre Recruiting KPI mit Dualoo im Überblick:

Logo Dottikon
Logo Pro Juventute
Logo Kägi
Logo Sonnhalde Gempen
Logo Haco
Logo BSW
Logo Witzig