Applicant Tracking System (ATS)

Ist ein Applicant Tracking System (ATS) mehr als eine E-Recruiting-Software? Wie finden Sie heraus welche Bewerbungskanäle funktionieren? Erfahren Sie hier, welche Vorteile eine E-Recruiting-Software bringt und worauf beim Tracking von Bewerbungskanälen zu achten ist.

Applicant Tracking System
Vorteile E-Recruiting-System
Nachvollziehbarkeit der Kanäle
KPIs für Jobbörsen und sonstige Kanäle

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Was ist ein Applicant Tracking System (ATS)?

Der Begriff Applicant Tracking System kommt aus dem Amerikanischen und wird im Allgemeinen als Software definiert, die den Rekrutierungsprozess automatisiert d.h. die elektronische Handhabung des Rekrutierungsprozesses ermöglicht. Im deutschsprachigen Raum ist dafür eher der Begriff E-Recruiting-Software oder Bewerbermanagement-Tool gängig.

ATS meint aber auch die Möglichkeit, die Bewerbungskanäle der Kandidaten nachzuverfolgen oder eben zu tracken. Diese Funktion war in den Softwares der hiesigen Anbietern trotz seiner Wichtigkeit lange Zeit nicht möglich.

Erfahren Sie in den nächsten beiden Abschnitten, welche Vorteile ein ATS allgemein bringt und weshalb es so wichtig ist die Kanäle auszuwerten.

Applicant Tracking System (ATS) im Allgemeinen: Was sind die Vorteile?

Zentrale & digitale Ablage

Je nach Kanal kommen die Bewerbungen oft auf verschiedenen Wegen:

klassisch per Post oder Mail
bei Jobplattformen ebenfalls per Mail oder in den entsprechenden Inboxen
als Nachricht bei den Social Medias
etc.

Statt in diversen Mail- oder Datei-Ordnern nach der entsprechenden Bewerbungen und ihrem aktuellen Stand zu suchen, sehen Sie in einer E-Recruiting-Software direkt alle Bewerbungen auf einen Blick. Zudem ermöglichen es Ihnen Such- und Filterfunktionen Ihre Auswahl schnell zielführend einzugrenzen.

Administrativer Aufwand minimieren & schnelle Kommunikation ermöglichen

Ersparen Sie sich den Erfassungsaufwand in einer Excel-Tabelle oder das Verfassen von Briefen und E-Mails. Briefe, E-Mails und Dokumente lassen sich in einer E-Recruiting-Software auf Knopfdruck aus den Vorlagen generieren. Dies gilt auch für Massenabsagen: Statt diverse einzelne Absagemails zu verfassen, können diese mit wenigen Klicks und doch personalisiert erledigt werden. Eine schnelle und professionelle Kommunikation wirkt sich auch positiv auf das Employer Branding aus. 50% der Befragten in der Arbeitsmarktstudie 2019 von JobCloud gaben an, ab und zu bis häufig keine Antwort auf ihre Bewerbung zu erhalten. Mit einem ATS kann die gesamte Kommunikation mit dem Bewerbenden abgewickelt und dank Vorlagen vereinheitlicht werden.

Entscheidungsmanagement vereinfachen

Mit wenigen Klicks können Sie Bewerbungen an die Linie zur Bewertung freigeben. Prüfen Sie auf einen Blick, welche Linienvorgesetzten Ihnen zu Bewerbungen oder Vorstellungsgesprächen noch keine Rückmeldung gegeben haben. Auf Basis der abgegebenen Bewertungen können unternehmensspezifische Rankings je Bewerber definiert und ausgewertet werden. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Top-Kandidaten immer im Blick zu haben und eine schnelle Kommunikation zu gewährleisten.

Kanäle ausnützen

Schreiben Sie auf diversen Kanälen gleichzeitig aus. Nutzen Sie so das Potential der eigenen Karriereseite und der verschiedenen Jobbörsen sowie Social Medias. Im Anschluss können Sie dann direkt prüfen, welche Kanäle am meisten Bewerbungen einbringen. Achten Sie dabei auch auf das Kosten-Nutzen-Verhältnis. Nutzen Sie beispielsweise die Gratis-Posts in den Feeds der Social Media. Wenn Ihre Mitarbeitende den Post zusätzlichen teilen/liken erhöhen Sie die Reichweite ohne grosses Budget.

Stellenausschreibung weiterentwickeln

Sobald Sie eine Stelle ein zweites Mal ausschreiben, erhalten Sie in einer guten E-Recruiting-Software die Angaben der letzten Stelle. So ersparen Sie sich den manuellen Erfassungsaufwand und können bei Bedarf einfach allfällige Anpassungen vornehmen.

Einfache Stellvertretung und Rechteverwaltung

Mit einem Bewerbermanagement-System ermöglicht eine zentrale Ablage aller Daten. Zudem ist klar geregelt, wer auf welche Daten Zugriff hat. Dies erleichtert die Zusammenarbeit, erhöht den Datenschutz und ermöglicht eine einfache Stellvertretung.

Datenschutz

Der Datenschutz, insbesondere bei Personendaten, wird immer wichtiger. Dazu gehört bspw. das Recht auf Vergessen. Mit dem Ablegen von Mailbewerbungen ist dies leider nicht gegeben. In einer E-Recruiting-Software können Dossiers einfach gelöscht oder für spätere Auswertungen datenschutzkonform anonymisiert werden. Achten Sie auf die Kompatibilität zu den Datenschutzgesetzen DSGVO (EU) und DSG (Schweiz).

Talentpool

Sammeln Sie die vielversprechendsten Bewerbenden in einem Tatentpool. Damit können Sie vor einer Ausschreibung kostenlos Ihre aktuellen Talente nach potentiellen Kandidaten durchsuchen. Mit den automatischen Erinnerungsfunktionen können ältere Dossiers archiviert (gelöscht) oder neu angefragt werden. Dadurch vermeiden Sie einen Datenfriedhof aufzubauen und können Ihre Talente ganz einfach kontaktieren.

Applicant Tracking System (ATS) im engeren Sinn: Nachvollziehbarkeit der Kanäle

Über welche Kanäle oder Quelle erhalte ich am meisten Bewerbungen? Und wie weit kommen die Bewerbenden im Rekrutierungsprozess? Nach Besetzung der Stelle können Sie die verwendeten Kanäle auswerten und die Auswahl für künftige Stellenausschreibungen gegebenenfalls anpassen. So können Kosten und Zeit gespart werden.

Bewerbungen pro Kanal

Wie viele Bewerbungen sind je Kanal eingegangen? Anders gefragt wie sind die Bewerbenden auf Ihre Vakanz aufmerksam geworden? Allenfalls können Sie auch Unterschiede bei verschiedenen Stellen oder Berufsgruppen identifizieren und so effizienter ausschreiben.
Bei der Lernendenrekrutierung ist der Vergleich über mehrere Jahre spannend. Daraus können Tendenzen abgeleitet und allenfalls Massnahmen ergriffen werden (z.B.: Sind neue/andere Bewerbungskanäle nötig?).

Kosten-Nutzen-Verhältnis / Return on investment

Vergleichen Sie die Kosten für die Ausschreibung auf den Plattformen mit den eingegangenen Bewerbungen. Beachten Sie dabei nicht nur die Anzahl eingegangenen Bewerbungen sondern auch die Qualität. Also woher kamen die Kandidaten, welche ich am Schluss einstelle?

Bewerberqualität je Kanal

Können Sie Aussagen über die Qualität der Bewerbungen je Bewerbungsquelle treffen? Sind bspw. über Kanal X mehrheitlich Bewerbungen eingegangen, die nicht auf das Profil gepasst haben und direkt eine Absage erhielten? Oder gab es Kanäle, bei denen es viele Kandidaten in die zweite oder sogar dritte Runde geschafft haben? Wie viele Vorstellungsgespräche wurden je Quelle vereinbart? Und zuletzt: Über welchen Kanal wurden die meisten Zusagen gemacht?

Im Ausbildungsbereich besonders zu beachten:

Im Ausbildungsbereich (bspw. in der Lernendenrekrutierung) muss der Begriff “Kanal” weiter gefasst werden, als nur die Jobbörsen. Hier gilt es auch zu berücksichtigen, welche Bewerbenden bereits bei Schnupperlehren, Informationsnachmittagen oder Messen dabei waren. Es ist daher wichtig, dass eine E-Recruiting-Software auch diese Prozessschritte nachvollziehen kann. Ziel ist es herauszufinden, welche dieser Anlässe am meisten qualitativ hochwertige Bewerbungen generiert.

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